La presente “Procedura” viene redatta con l’obiettivo di fornire tutte le indicazioni necessarie affinché la gestione del c.d. whistleblowing – ossia il nuovo strumento di compliance aziendale che permette di segnalare comportamenti illeciti individuati all’interno dell’Ente, da dipendenti, collaboratori, fornitori, professionisti durante la propria attività lavorativa o in virtù di qualsiasi altro rapporto giuridico con l’Ente stesso – avvenga correttamente, nel pieno rispetto di quanto stabilito dal D.lgs. 24/2023, che va ad attuare la Direttiva EU n. 2019/1937 e ad integrare il D.lgs. 165/2001. Giova precisare che i soggetti del settore privato, sia che affidino la gestione del canale di segnalazione a personale interno, sia che la affidino a soggetti esterni (come consulenti o professionisti legali) hanno l’obbligo di verificare la loro reale formazione in materia, nonché premurarsi del fatto che mantengano, per tutta la durata dell’incarico e anche successivamente, i requisiti di autonomia, indipendenza e imparzialità.
La presente Procedura si rivolge a tutti i soggetti che durante lo svolgimento del rapporto giuridico instaurato con l’Azienda, siano venuti a conoscenza di comportamenti, sospetti o ragionevoli dubbi circa la commissione di illeciti e di conseguenza intendano segnalarli tramite i canali interni di segnalazione implementati dalla stessa.
I destinatari della presente Procedura sono da rinvenirsi, quindi, nei seguenti soggetti:
I lavoratori subordinati che svolgano qualsiasi mansione all’interno dell’organico aziendale. Rientrano in questa categoria tutti i soggetti che lavorano a tempo parziale, intermittente, in regime di apprendistato, di lavoro accessorio, nonché chiunque svolga prestazioni occasionali;
I lavoratori autonomi, i liberi professionisti e consulenti che svolgano la propria attività lavorativa all’interno dell’ente privato e che potrebbero trovarsi in una posizione privilegiata durante la segnalazione di violazioni a cui assistono;
Volontari e tirocinanti, anche non retribuiti, che prestano la propria attività nell’organizzazione e chepiù di altri rischiano ritorsioni per aver segnalato violazioni (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: soggetti che data la loro posizione di precarietà potrebbero vedersi negato un futuro all’interno dell’azienda, o ricevere lettere di cattive referenze, etc.);
Azionisti, ovvero coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni esercitando i diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti all’interno nella società;
Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora le funzioni siano esercitate in via di mero fatto (quindi senza una nomina formale). Può trattarsi, ad esempio, dei componenti degli Organismi di vigilanza (ODV);
In generale, per riassumere, può effettuare una segnalazione chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale posta in essere da Realco S.C.
Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D. Lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE.
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori oggetto di tutela secondo il D. Lgs. 24/2023.
Illeciti civili;
Illeciti amministrativi;
Illeciti penali;
Illeciti contabili;
condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 Giugno 2001, n. 231, o violazioni delle previsioni del modello di organizzazione e gestione dell’Ente che non rientrano negli atti di violazione del diritto dell’UE sopra citati.
I reclami commerciali riferiti all’attività svolta;
Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al D. Lgs. 24/2023;
Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.
Sulla base delle indicazioni normative l’Azienda ha deciso di individuare il canale interno strutturandolo con le seguenti modalità:
Canale interno scritto: mediante l’utilizzo della piattaforma informatica Globaleaks raggiungibile per il segnalante dal sito https://www.realco.it/ alla sezione dedicata o direttamente dall’URL https://wb.01privacy.it/#/submission?context=84c2f42e-611f-4ef6-8a99-990482d50716 seguendo le istruzioni che la piattaforma propone. Tale piattaforma garantisce la riservatezza del segnalante, come previsto dalla normativa, ed è accessibile al solo Gestore delle Segnalazioni, ovvero un soggetto autorizzato di 01 S.r.l., mediante l’utilizzo di password riservata. Tale piattaforma consentirà di mantenere dialoghi costanti con il segnalante, anche in forma anonima (qualora non siano stati rilasciati dati identificativi), soprattutto grazie alla possibilità di utilizzare la propria lingua madre per le comunicazioni. Al termine dell’inserimento, il segnalante deve annotare la data e il Codice Identificativo Unico (ticket di 16 cifre che identifica in modo univoco la segnalazione), automaticamente prodotto dal Portale, che consente di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della segnalazione nonché di inviare e ricevere comunicazioni attraverso una vera e propria chat (anche in forma anonima). È infine possibile allegare documentazione a supporto della segnalazione, anche successivamente all’invio.
Canale interno orale: attraverso una telefonata al numero: + 39 388 4443116 o, se il Gestore non è disponibile, lasciando un messaggio di segreteria telefonica al cui ascolto è abilitato il solo Gestore delle segnalazioni nominato dalla Società. In alternativa la persona segnalante può richiedere un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni, fissato entro un termine ragionevole. Tale richiesta potrà essere effettuata utilizzando le modalità di cui sopra (nel caso in cui si utilizzi la casella vocale, dovrà essere necessariamente rilasciato un contatto – telefono o e-mail – per poter ricevere informazione circa l’appuntamento). Qualora il Gestore delle segnalazioni non sia presente per periodi prolungati, potrà nominare un sostituto, dandone adeguata comunicazione attraverso il portale e/o attraverso una segreteria telefonica dedicata.
I segnalanti devono in prima battuta rivolgersi al canale interno; soltanto in presenza di determinate condizioni si potrà procedere ad effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno gestito da ANAC – tramite piattaforma, al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it, ovvero:
Il canale interno non è mai stato attivato o è attivo ma non conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai gestori e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne.
La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che però non ha dato esito di nessun tipo da parte della persona o dell’ufficio designati, nei termini così individuati dal decreto.
La persona segnalante, attraverso dati di fatto concreti e tangibili, ha ragionevole motivo di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o si verificherebbero ripercussioni a suo carico.
La persona segnalante ha fondato e comprovato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, ragion per cui si rende necessario un intervento celere da parte di un’autorità pubblica.
Tramite la stessa Piattaforma informatica è possibile comunicare ad ANAC eventuali ritorsioni che si ritiene di aver subito a causa della segnalazione.
Qualora anche la denuncia effettuata ad ANAC non dia il riscontro necessario sì potrà procedere ad effettuare una divulgazione pubblica o rivolgersi direttamente all’autorità giudiziaria.
in modo chiaro, preciso e concordante, le circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione (esempio: Tizio ha scaricato nel fiume Po rifiuti radioattivi il giorno 12 luglio alle ore 15:30. Io Caio, ho una foto che lo dimostra).
La descrizione del fatto dovrà essere il più dettagliata e puntuale possibile, dovrà contenere elementi che permettano l’identificazione dei soggetti segnalati e di tutti coloro che sono, a qualsiasi titolo coinvolti.
Dovrà essere corredata dalla presentazione di materiale probatorio, così da consentire l’accertamento della fondatezza in modo più semplice.
Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall’ente, pubblico o privato che sia, la prima operazione da compiere è verificare se il segnalante ha fatto riferimento in modo concreto alle tutele whistleblowing e alla possibilità di beneficiarne, sia in modo diretto che indiretto; se la risposta è affermativa è necessario trasmetterla, nel minor tempo possibile e comunque non oltre sette giorni dal ricevimento, al soggetto interno appositamente individuato, dandone contestuale comunicazione al segnalante e garantendo, in ogni circostanza, la riservatezza dello stesso. Si precisa, comunque, che una segnalazione presentata ad un soggetto non competente può essere considerata di whistleblowing anche nel caso in cui la volontà di avvalersi delle tutele si desuma da comportamenti concludenti (per esempio dall’utilizzo di una modulistica apposita per le segnalazioni di whistleblowing o dal richiamo alla normativa in materia). Diversamente, se il whistleblower non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura Whistleblowing e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari per i dipendenti.
Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. Secondo le linee guida ANAC, sono equiparabili a segnalazioni ordinarie e ammissibili, a patto che siano circostanziate e precise nella descrizione, esattamente come le altre.
Resta poi fermo che, se prese in carico, dovranno essere trattate alla stregua di quelle identificate e quindi saranno gestite secondo i criteri stabiliti. Gli enti del settore privato che ricevono le segnalazioni attraverso canali interni sono, quindi, tenuti a registrarle e conservarle, corredate della relativa documentazione, secondo i criteri generali di conservazione degli atti, così da permettere, nel caso in cui la persona sia effettivamente identificata e denunci ad ANAC ritorsioni, di poterla rintracciare e di garantire alla stessa tutte le tutele che la normativa whistleblowing prevede.
Durante il trattamento delle segnalazioni, sia anonime che identificate, vige l’obbligo di tutelare la riservatezza durante l’intera gestione della pratica; un possibile ed eventuale disvelamento dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni, è necessario avvenga solo ed esclusivamente in seguito al rilascio del consenso espresso del soggetto interessato.
Vista la delicatezza del tema, va anche precisato che il divieto di rivelare l’identità del segnalante è da estendersi anche a qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione, ivi inclusa la documentazione ad essa allegata.
Il trattamento di tutti questi elementi va quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati personali, qualora, per ragioni istruttorie, anche altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione e di tutto ciò che ad essa è allegato.
Compila il form, un nostro operatore ti contatterà al più presto.
REALCO Società Cooperativa | 42124 Reggio E. Via A. Pertini n. 15 | P.IVA 0014516-035-4 | R.E.A. 73445 | Albo Società. Coop.ve n.A118198
